Política de tratamiento de datos personales

Centro Educativo Amor a Colombia (CEAC) · Vigente desde el 23 de octubre de 2026 · Versión 1

1. Quién es el responsable

El Centro Educativo Amor a Colombia (CEAC), institución de educación formal de adultos con licencia de funcionamiento definitiva (Resolución No. 7579 del 26 de octubre de 2018, de la Secretaría de Educación Distrital de Cartagena) y código DANE 313001800467, es el responsable del tratamiento de tus datos personales.

• Domicilio: Cl. 30 #39-46, Barrio Amberes, Cartagena de Indias (Bolívar, Colombia)
• Correo electrónico: ceaccartagena@hotmail.com
• WhatsApp: 302 367 1900
• Sitio web: amoracolombia.com.co
• Atención de consultas y reclamos: la secretaría del colegio, por los canales anteriores.

2. A quién aplica y qué normas cumple

Esta política aplica a los datos de aspirantes (quienes dejan sus datos en el sitio o preguntan por una matrícula), estudiantes, padres, madres y acudientes, docentes y personal del colegio, y visitantes de este sitio y de las plataformas del colegio (Mi Clase, portal de acudientes y plataforma de gestión).

La elaboramos conforme al artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, además de las normas del sector educativo que nos obligan a registrar y reportar información de los estudiantes.

3. Principios que seguimos

• Finalidad: pedimos tus datos para un propósito claro, que te informamos antes.
• Libertad: los tratamos con tu autorización, o cuando la ley lo permite o lo exige.
• Veracidad y transparencia: procuramos que sean correctos y puedes preguntarnos en cualquier momento qué datos tuyos tenemos.
• Acceso restringido y confidencialidad: solo los ve el personal que los necesita para su trabajo y quienes tienen derecho a verlos, como el acudiente de un estudiante.
• Seguridad: aplicamos medidas para evitar que se pierdan, se alteren o se usen sin permiso (sección 10).

4. Qué datos tratamos

Aspirantes (formulario «Quiero información»)

Nombre, número de WhatsApp, edad, último grado aprobado, jornada y modalidad que te interesan. También guardamos la dirección IP desde la que se envía el formulario y la fecha y hora, para evitar envíos automáticos o abusivos.

Estudiantes

Datos de identificación y contacto (tipo y número de documento, nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono, correo); certificado de afiliación a la EPS; fotografía; historial académico (matrículas, calificaciones, asistencia, entregas de tareas y guías, boletines y certificados); pagos y facturación; registros de convivencia escolar y de seguimiento académico cuando corresponden; y datos de uso de las plataformas (usuario, ingresos y registro de actividad).

Padres, madres y acudientes

Nombre, documento, parentesco, teléfono y correo electrónico.

Docentes y personal

Datos de identificación y contacto, de vinculación con el colegio y de las materias o grupos que tienen a su cargo.

Visitantes del sitio

Datos técnicos de la visita (como dirección IP y navegador) y, si el colegio activa herramientas de medición, estadísticas de uso (sección 9).

5. Datos sensibles y datos de menores

Datos sensibles

Son los que afectan tu intimidad o cuyo mal uso puede discriminarte (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). En el colegio pueden ser:

• el dato biométrico facial, si autorizas el reconocimiento facial para registrar tu asistencia;
• los datos de salud, como la afiliación a la EPS y, si nos los informas, condiciones de salud o necesidades de apoyo;
• los registros de convivencia escolar y de seguimiento, que pueden revelar situaciones personales o familiares.

No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. El reconocimiento facial es opcional: requiere tu autorización expresa y por separado, y si no la das o la retiras seguirás estudiando con normalidad y tu asistencia se registrará de otra forma. Usamos los datos sensibles solo para la finalidad para la que los pedimos.

Datos de menores de edad

Algunos de nuestros estudiantes tienen entre 15 y 17 años. Tratamos sus datos respetando el interés superior del menor y la prevalencia de sus derechos (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y Ley 1098 de 2006), con la autorización de su padre, madre o representante legal, y teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez. Sus derechos los ejercen sus representantes. Si un menor de 18 años llena el formulario del sitio, el formulario le pide confirmar que su padre, madre o acudiente lo sabe y autoriza el tratamiento de sus datos, y el colegio verificará esa autorización con el acudiente antes de continuar con la matrícula.

6. Para qué usamos tus datos

Si eres aspirante

• Responder tu solicitud y orientarte sobre el ciclo que te corresponde, los documentos y los valores.
• Contactarte por WhatsApp, llamada o correo para acompañar tu proceso de matrícula.
• Llevar estadísticas internas de cuántas personas se interesan y por qué modalidad o jornada, sin identificarte.
• Medir el resultado de nuestros anuncios en Meta (Facebook e Instagram), cuando el colegio activa su Pixel (sección 9).

Si eres estudiante, acudiente, docente o personal

• Matricularte y mantener tu vinculación con el colegio.
• Prestar el servicio educativo: organizar grupos y horarios, evaluar, expedir boletines, certificados y actas, y registrar tu asistencia.
• Gestionar pagos, cobros y facturación.
• Comunicarnos contigo: citaciones, avisos de pagos, notificaciones del portal y novedades académicas, por WhatsApp, correo electrónico o las plataformas del colegio.
• Atender la convivencia escolar y el seguimiento académico, conforme a la Ley 1620 de 2013 y al manual de convivencia.
• Mantener la seguridad de las plataformas y llevar registro de los cambios que se hacen en ellas.
• Cumplir obligaciones legales y reportar información a las autoridades educativas, como la Secretaría de Educación y el Ministerio de Educación Nacional.
• Atender tus consultas, peticiones y reclamos.

Lo que no hacemos

• No vendemos ni alquilamos tus datos.
• No publicamos tu imagen (por ejemplo, fotos de grados) en nuestras redes o en este sitio sin una autorización aparte.

7. Cómo obtenemos tu autorización

Te pedimos tu autorización de forma previa, expresa e informada: al enviar el formulario del sitio (donde te avisamos para qué usaremos tus datos), al firmar la inscripción o la matrícula, o al aceptar el aviso de privacidad en el portal de acudientes. Conservamos prueba de ella. Puedes revocarla o pedir que eliminemos tus datos en cualquier momento, salvo que la ley o un contrato nos obliguen a conservarlos (sección 11).

8. Con quién compartimos tus datos

• Proveedores que trabajan para el colegio y solo siguen sus instrucciones: alojamiento del sitio y copias de respaldo, mensajería (WhatsApp, de Meta, y correo electrónico), facturación y contabilidad, servicios de Google que usa el sitio (mapa y tipografías) y, si el colegio activa su medición, Google Analytics y el Pixel de Meta (sección 9). Algunos pueden procesar datos en servidores fuera de Colombia; procuramos que ofrezcan un nivel adecuado de protección.
• Autoridades y entidades, cuando la ley lo exige o una autoridad competente lo solicita: Secretaría de Educación, Ministerio de Educación Nacional, ICBF, comisarías de familia, Policía o jueces, y en las rutas de atención de convivencia escolar.
• Los acudientes de un estudiante, que pueden ver los datos del estudiante a su cargo en el portal de acudientes.

Fuera de estos casos no entregamos tus datos a nadie.

9. Cookies y medición del sitio

Las plataformas del colegio usan una cookie de sesión, necesaria para que puedas ingresar y para la seguridad. No sirve para publicidad.

Si el colegio activa herramientas de medición (Google Analytics y el Pixel de Meta), estas pueden colocar cookies y recoger datos técnicos de la visita (dirección IP, navegador, páginas vistas), y el sitio les informa cuántas veces se toca un botón de WhatsApp o se envía el formulario. Los eventos que el colegio configura no incluyen tu nombre ni tu teléfono.

El Pixel de Meta tiene además una función llamada «coincidencia avanzada», que el colegio mantiene activa. Cuando envías el formulario, esa función puede leer tus datos de contacto (por ejemplo, tu nombre y tu teléfono) y enviar a Meta una versión cifrada e irreversible de ellos (un «hash»), para saber si quien dejó sus datos vio nuestros anuncios y así medir mejor su resultado. Meta puede tratar esos datos según su propia política de privacidad. Si no quieres que se usen así, no uses el formulario y escríbenos directamente por WhatsApp, o bloquea las cookies y el seguimiento en tu navegador.

Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador; el sitio seguirá funcionando.

10. Cómo protegemos tus datos

• Las plataformas funcionan sobre conexión cifrada (HTTPS).
• Las contraseñas se guardan con cifrado irreversible: ni el personal del colegio puede leerlas.
• Cada persona ve solo lo que su rol permite (administración, secretaría, docente, estudiante o acudiente), y el ingreso de personal puede reforzarse con verificación en dos pasos.
• Se limitan los intentos repetidos de ingreso y los envíos de los formularios públicos.
• Se lleva un registro de los cambios hechos en el sistema.
• Las copias de respaldo se guardan cifradas.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, actuaremos para contenerlo y lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las personas afectadas, como lo exige la ley.

11. Cuánto tiempo los conservamos

• Aspirantes: el tiempo necesario para atender tu solicitud y tu proceso de matrícula. Si no te matriculas, puedes pedirnos en cualquier momento que los eliminemos.
• Estudiantes y acudientes: mientras dure la relación con el colegio y después, el tiempo que exijan la normativa educativa y de archivo (Ley 594 de 2000). Los registros académicos oficiales, como matrículas, calificaciones y certificados, deben conservarse y no podemos eliminarlos aunque lo pidas.
• Datos de pagos y facturación: el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.

Cuando ya no los necesitemos ni la ley nos obligue a conservarlos, los eliminamos o los dejamos anónimos.

12. Tus derechos

Como titular de tus datos (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) puedes:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos;
• pedir prueba de la autorización que nos diste;
• saber cómo los hemos usado;
• acceder gratis a ellos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial;
• revocar tu autorización y pedir que eliminemos tus datos, cuando no se respeten tus derechos y garantías o no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a ceaccartagena@hotmail.com o por WhatsApp al 302 367 1900, o preséntate en la secretaría (Cl. 30 #39-46, Barrio Amberes, Cartagena de Indias (Bolívar, Colombia)). Cuéntanos:

• tu nombre y número de documento (o los de la persona que representas y la relación que tienes con ella);
• qué quieres: conocer, corregir, actualizar o eliminar tus datos, o retirar tu autorización;
• a dónde quieres que te respondamos y, si los tienes, los documentos que respalden tu solicitud.

Consultas

Si quieres saber qué datos tuyos tenemos, te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no podemos, te explicamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 5 días hábiles más.

Reclamos

Si quieres corregir, actualizar o eliminar tus datos, retirar tu autorización o crees que no cumplimos la ley, te respondemos en máximo 15 días hábiles. Si tu solicitud está incompleta, te lo decimos en los 5 días siguientes para que la completes; si pasan 2 meses sin que lo hagas, entendemos que desistes. Mientras la resolvemos, marcamos tus datos como «reclamo en trámite». Si necesitamos más tiempo, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

Si no quedas conforme

Cuando hayas agotado este trámite con nosotros, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

14. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicamos aquí la nueva versión con su fecha. Si el cambio es sustancial, te lo avisaremos por WhatsApp, correo o las plataformas del colegio antes de que se aplique.

Esta es la versión 1, vigente desde el 23 de octubre de 2026. ¿Dudas? Escríbenos a ceaccartagena@hotmail.com o al WhatsApp 302 367 1900.